如何提高邮件件打开率和回复率

现在虽有即时通讯软件,但邮件依旧是日常办公必备的沟通方式。那么如何写出牛哄哄的、得体的、打开率高、回复即时的邮件呢? 小编我虞双齐结合实际工作,总结出四个字:礼貌清晰

用语礼貌

凡人之所以贵于禽兽者,以有礼也。 ——《晏子春秋》

写好开场白

谁会讨厌礼貌地人儿?礼多人不怪,礼貌性的称呼是邮件不可或缺的内容。

在适合的场景下,使用合适的开场白,能让收件人舒心的开始阅读邮件。而不会感觉别扭或被冒犯。

关系举例说明
平级同事双齐,你好尽量不要带姓,直接称呼名。
如果写成“虞双齐,你好”便显得有距离感,生硬
上级领导黎总,你好所有上级都是xx总,谁不爱听呢?
但不建议使用尊称“您”,显得做作。除非是写给顶级Boss
不了解黎经理,你好知道职称时,可以按职称称呼
不了解黎总,你好不清楚职称时
不了解黎老师,你好国企总爱称呼为老师

当然也有许多人并不关心你如何称呼他, 但我们得保持礼貌。

语气友好

根据收件人同自己的熟络程度、等级关系,以及内容性质等,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

同时对别人的意见做出谨慎而客观的评论,谨记邮件可轻易转发,防止陷入“邮件门”。

  • 理性论述,少感性激动
  • 少用感叹号,也许会互掐
  • 少用语气词 “啊”,“咦”等
  • 改“要求语气”为“请求语气”
  • 慎用表情符,使用不当被曲解

写好落款

什么样的落款最好?因人而异,实际没有人关注你结尾的问候语,但你可以在结尾给收件人留下联系方式

当收件人想同你电话沟通时,立马可拨号给你。而不至于还得翻看通讯录,白白浪费时间,也许会取消给你电话的冲动。

结构清晰

主题明了

主题应简短并能含有关键信息。 如下: 前后对比,孰优孰劣,一看便知。

特别是给Boss发邮件,即使他们不看邮件内容,也能知晓大概。

再者主题可通过符号突出关键字,如:

  • 【通知】下周一(2017-07-10)全公司放假
  • 【紧急】iPhone版APP被强制下线

如此,在邮件量大的情况下,可方便别人搜索和掌握紧急程度。

切记: + 不要发空主题邮件 + 不要发冗长复杂的主题邮件

内容单一

邮件内容需单一,一封邮件不要说两件事,除非两种关系紧密。

有新的内容需讨论沟通时可以等当前事情结束在继续,或者再写一封信邮件来讨论。

另外电子邮件是可作为作为法律证据的,所以邮件中不是什么内容都可以说的。特别是公务邮件,如有任何不清楚的地方,发邮件前务必同上司和合规部门沟通。即时公司内部邮件也应谨慎对待。

不要术语堆砌

写给同行能理解,问题是包括Boss在内,别人是不懂行业术语的。

虽然为了说清事情,术语是不可避免的。但邮件是给Boss,给销售部门,给客服部门,请别陷入“知识陷阱”,得尽量避免术语。

标出重点

通过红色背景、加粗、加大可突出重点,但一封邮件内容只应有极少的突出点。如果有10处,那相当于没标出重点。

例如的某个位置说明需要某位同事做什么时候,这时候就可以写成:“请xxx做什么事情”。这样收件人就能立刻看到自己的名字,明确自己的任务。

结构清晰

要废话少说,突出重点。先说结论 → 证据支撑(123)→提出解决方案*,进行商讨。

工作邮件不是写自己想写的,而是写对方需要知道的,不是按照你最自然的顺序去写,而是按照对方最容易读懂的顺序去写。

三个凡是: 1. 凡是能分段,尽量分段; 2. 凡是能用小标题,尽量用小标题; 3. 凡是能用数据的尽量用数据。

只放必须要的信息,不该说的不说。这不是在写高考作文,没有必要搞大篇幅的排比反问或感叹,用最直白的话,说明白这封邮件的意图。

严待附件

总会附待文件等,请在邮件内容中说明有附件,已提醒别人。

附件过大,请压缩打包。

超过6M,30M的附件,也行会被拦截。要善用云盘等共享大文件。

邮件示例

邮件示例

结尾

提高工作邮件打开率,回复率是职场必备技能。提高自身的办公效率,提高个人品牌能力,望大家都能成为邮件小能手!

About author

虞双齐,一名全栈开发工程师,#热爱编程、#工具控、#爱读书、#宅男

动态分享到微博@虞双齐,代码存放在 Github,博文分享在 个人博客上。